Política General del Sistema Interno de Información del Grupo Vettonia

ÍNDICE

  1. Aprobación y vigencia
  2. Objeto
  3. Ámbito de aplicación
  4. Marco normativo de referencia
  5. Principios rectores
  6. Responsable del Sistema Interno de Información
  7. Canales de comunicación, derechos y deberes del informante
  8. Procedimiento de gestión
  9. Protección de datos y conservación de la información
  10. Política de prevención de delitos y cumplimiento anticorrupción
  11. Integración en el sistema de cumplimiento normativo
  12. Supervisión y revisión
  13. Compromiso institucional

1. APROBACIÓN Y VIGENCIA

La presente Política General del Sistema Interno de Información (en adelante, la Política) ha sido aprobada por el Consejo de Administración del Grupo (en adelante, el Grupo), en cumplimiento de la normativa vigente y en desarrollo del Modelo de Organización y Gestión para la Prevención de Delitos y del Sistema de Cumplimiento Normativo, previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras en los términos legalmente exigibles.

La Política entrará en vigor en la fecha de su aprobación y será de obligado cumplimiento para todas las sociedades que integran el Grupo.

2. OBJETO

La presente Política tiene por objeto regular los principios, garantías, estructura y funcionamiento del Sistema Interno de Información del Grupo, como mecanismo esencial para:

  • La detección temprana de incumplimientos normativos.
  • La prevención de riesgos penales.
  • La protección de las personas informantes.
  • El fortalecimiento de la cultura de cumplimiento y ética corporativa.

El Sistema Interno de Información se configura como un elemento estructural del Sistema de Cumplimiento Normativo del Grupo y, en particular, del Modelo de Prevención de Delitos conforme al artículo 31 bis del Código Penal.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente apartado tiene por objeto delimitar el ámbito subjetivo de aplicación de esta Política, estableciendo de forma expresa las personas y entidades a las que resultan exigibles sus disposiciones. La correcta implantación y eficacia del Sistema Interno de Información requiere su aplicación transversal, abarcando a todos los integrantes del Grupo y a aquellos terceros que mantengan una relación profesional o contractual con el mismo.

Por tanto, la presente Política será aplicable a:

  • Todas las sociedades que integran el Grupo.
  • Los miembros de los órganos de administración.
  • El personal directivo y mandos intermedios.
  • El personal operativo y administrativo.
  • Becarios, personal en prácticas y trabajadores temporales.
  • Proveedores, contratistas, subcontractistas y terceros vinculados profesionalmente al Grupo, en la medida en que les resulte aplicable por razón de su relación contractual o profesional y conforme a las obligaciones asumidas documentalmente.

4. MARCO NORMATIVO DE REFERENCIA

El Sistema Interno de Información del Grupo se fundamenta en el marco normativo vigente que impone obligaciones específicas en materia de cumplimiento, prevención de riesgos penales, protección de informantes y garantía de la legalidad en el ejercicio de la actividad de seguridad privada.

La presente Política se adopta en coherencia con dichas disposiciones legales y regulatorias, que constituyen su base jurídica y orientan su contenido y funcionamiento.

En particular, el Sistema se establece en cumplimiento de:

  • La Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
  • El Código Penal (artículo 31 bis).
  • La Ley 5/2014, de Seguridad Privada.
  • El Reglamento (UE) 2016/679 y la normativa vigente en materia de protección de datos personales.
  • Demás normativa aplicable al sector y a la actividad del Grupo.

5. PRINCIPIOS RECTORES

El correcto funcionamiento del Sistema Interno de Información exige su desarrollo conforme a una serie de principios rectores que garanticen su integridad, eficacia y respeto a los derechos fundamentales. Estos principios constituyen la base ética y jurídica sobre la que se articula el procedimiento de gestión de las comunicaciones, asegurando un equilibrio adecuado entre la protección del informante, la investigación diligente de los hechos y las garantías de las personas afectadas.

El Sistema Interno de Información se regirá por los siguientes principios:

5.1 Confidencialidad

Se garantizará la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, así como de las actuaciones desarrolladas, con las excepciones y garantías previstas en la normativa aplicable.

5.2 Protección frente a represalias

Queda prohibida cualquier forma de represalia contra quien comunique de buena fe posibles infracciones, en los términos establecidos por la normativa vigente.

5.3 Independencia y autonomía

El responsable del Sistema actuará con plena independencia funcional respecto de los órganos operativos del Grupo.

5.4 Imparcialidad y objetividad

Toda comunicación será gestionada con neutralidad, sin conflictos de interés.

5.5 Presunción de inocencia y derecho de defensa

Se respetarán en todo momento los derechos fundamentales de las personas afectadas.

5.6 Proporcionalidad

Las medidas adoptadas serán proporcionales a la naturaleza y gravedad de los hechos.

5.7 Seguridad y acceso restringido

El Sistema Interno de Información estará diseñado y gestionado de forma segura, de modo que se impida el acceso no autorizado y se preserve la confidencialidad, integridad y trazabilidad de la información tratada.

6. RESPONSABLE DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

El Consejo de Administración designará formalmente al responsable del Sistema Interno de Información, quien podrá coincidir con el responsable de Cumplimiento Normativo.

El responsable del Sistema:

  • Actuará con autonomía e independencia, sin recibir instrucciones en el ejercicio de sus funciones.
  • Dispondrá de recursos suficientes.
  • Reportará directamente al Consejo de Administración.
  • Presentará informes periódicos sobre el funcionamiento del Sistema.

7. CANALES DE COMUNICACIÓN, DERECHOS Y DEBERES DEL INFORMANTE

El presente apartado regula los mecanismos habilitados para la formulación de comunicaciones a través del Sistema Interno de Información, así como el régimen de derechos y deberes aplicable a las personas informantes y las garantías reconocidas a las personas afectadas.

Asimismo, se establecen las medidas cautelares que, en su caso, puedan adoptarse durante la tramitación de la investigación y los plazos máximos de gestión, con el fin de asegurar un procedimiento ágil, garantista y conforme a los principios de legalidad, proporcionalidad y seguridad jurídica.

7.1 Canales de comunicación

Se habilitarán canales seguros que permitan la presentación de comunicaciones:

  • A través del canal interno específico de información habilitado: https://vettoniaseguridad.com/canal-interno-de-informacion/ destinado exclusivamente a la recepción de denuncias en el marco del Sistema Interno de Información.
  • Verbalmente, previa solicitud del informante, incluso mediante reunión presencial dentro del plazo legalmente aplicable.

Las comunicaciones deberán referirse a:

  • Posibles infracciones penales o administrativas graves o muy graves.
  • Incumplimientos del Código Ético y de Conducta.
  • Vulneraciones de la normativa aplicable al sector de la seguridad privada.
  • Conductas fraudulentas, actos de corrupción o conflictos de interés.
  • Irregularidades en materia laboral, prevención de riesgos o protección de datos, cuando entren dentro del ámbito material del Sistema.

7.2 Derechos del informante

Las personas que formulen una comunicación a través del Sistema Interno de Información gozarán de los siguientes derechos:

  1. Derecho a la confidencialidad: su identidad no será revelada sin su consentimiento, salvo obligación legal.
  2. Derecho a la protección frente a represalias: se prohíbe cualquier forma de represalia, directa o indirecta, incluyendo despido, degradación, modificación sustancial de condiciones laborales, amenazas o cualquier trato desfavorable derivado de la comunicación realizada de buena fe.
  3. Derecho a realizar comunicaciones anónimas, cuando la legislación lo permita.
  4. Derecho a recibir acuse de recibo, en los plazos legalmente establecidos.
  5. Derecho a ser informado del estado del procedimiento, dentro de los límites legales y sin comprometer la investigación.
  6. Derecho a la protección de datos personales, conforme a la normativa vigente.
  7. Derecho irrenunciable a realizar comunicaciones anónimas. El Sistema está diseñado técnicamente para recibir y tramitar informaciones sin revelar la identidad del informante, no siendo exigible identificación alguna para la admisión a trámite de la denuncia.

7.3 Deberes del informante

El uso del Sistema Interno de Información deberá realizarse de forma responsable, conforme a los principios de buena fe y veracidad. En este sentido, el informante deberá:

  1. Actuar con honestidad y buena fe, aportando información veraz o fundada en indicios razonables.
  2. Abstenerse de formular denuncias falsas, maliciosas o con abuso de derecho.
  3. Colaborar, cuando sea requerido, en el proceso de investigación interna.
  4. Mantener la confidencialidad del procedimiento, cuando proceda.

La formulación de comunicaciones falsas o realizadas con dolo o mala fe podrá dar lugar a las responsabilidades disciplinarias, civiles o penales que correspondan.

7.4 Derechos del informante y garantías de la persona investigada

El Sistema Interno de Información garantiza un equilibrio entre la protección de quien comunica de buena fe posibles infracciones y el respeto a los derechos fundamentales de la persona afectada por la comunicación.

A tal efecto, se establecen las siguientes garantías comparativas:

Derechos del informanteGarantías de la persona investigada
Derecho a la confidencialidad de su identidad.Derecho a la presunción de inocencia.
Derecho a la protección frente a represalias.Derecho a ser informada de la existencia de un procedimiento cuando no se comprometa la investigación.
Derecho a realizar comunicaciones anónimas.Derecho a la defensa y a formular alegaciones.
Derecho a recibir acuse de recibo en plazo legal.Derecho a que la investigación sea objetiva e imparcial.
Derecho a la protección de sus datos personales.Derecho a la protección de sus datos personales.
Derecho a ser informado del resultado del procedimiento dentro de los límites legales.Derecho a que las medidas adoptadas sean proporcionales a los hechos acreditados.
Derecho a asistencia y asesoramiento en los términos legalmente previstos.Derecho a que se respete su honor, intimidad y dignidad durante todo el proceso.

Se garantizará que el procedimiento interno:

  • Se desarrollará con estricta imparcialidad.
  • Evitará juicios anticipados o decisiones precipitadas.
  • Preservará el equilibrio entre la protección del informante y los derechos fundamentales del investigado.
  • Aplicará el principio de proporcionalidad en todas las actuaciones.

Este equilibrio constituye un elemento esencial del Sistema Interno de Información y del Modelo de Cumplimiento Normativo.

7.5 Medidas cautelares durante la investigación

Con el fin de garantizar la eficacia de la investigación y proteger tanto al informante como a la persona investigada y a la propia organización, el responsable del Sistema podrá proponer la adopción de medidas cautelares provisionales, siempre bajo los principios de legalidad, necesidad y proporcionalidad.

Las medidas cautelares podrán consistir, entre otras, en:

  • Cambio temporal de funciones o puesto de trabajo.
  • Limitación provisional de acceso a determinadas instalaciones, sistemas o información.
  • Suspensión cautelar de empleo, cuando proceda conforme a la normativa laboral aplicable.
  • Medidas organizativas destinadas a evitar posibles represalias.
  • Cualquier otra medida necesaria para preservar la integridad de la investigación.

En ningún caso las medidas cautelares tendrán carácter sancionador, ni podrán suponer una vulneración de derechos fundamentales.

Su adopción deberá estar debidamente motivada, documentada y limitada al tiempo estrictamente necesario para la correcta tramitación del procedimiento.

7.6 Plazos máximos de tramitación

Las comunicaciones podrán realizarse por escrito o verbalmente. A solicitud del informante, también podrán presentarse mediante una reunión presencial. En este último caso, la reunión deberá celebrarse obligatoriamente dentro del plazo máximo de siete días desde la recepción de la solicitud.

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 2/2023, el procedimiento de gestión de las comunicaciones se ajustará a los siguientes plazos:

  1. Acuse de recibo: se remitirá al informante en un plazo máximo de siete (7) días naturales desde la recepción de la comunicación, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad.
  2. Investigación y respuesta: el plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación no podrá superar los tres (3) meses desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió acuse de recibo, desde el vencimiento del plazo de siete días.
  3. Ampliación excepcional: dicho plazo podrá ampliarse hasta un máximo de tres (3) meses adicionales, en casos de especial complejidad, debidamente motivados.

El cumplimiento de estos plazos no impedirá que, cuando los hechos pudieran ser constitutivos de infracción penal o administrativa grave, se proceda a su comunicación inmediata a la autoridad competente.

8. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN

A continuación, se establecen las fases que integran el procedimiento interno de gestión de las comunicaciones recibidas a través del Sistema Interno de Información, garantizando una tramitación estructurada, objetiva y conforme a la normativa aplicable.

Dicho procedimiento se configura como un mecanismo ordenado y garantista, orientado a asegurar el adecuado análisis de los hechos comunicados, la adopción de decisiones fundamentadas y, en su caso, la implementación de las medidas correctoras, organizativas o disciplinarias que resulten procedentes.

El procedimiento interno garantizará:

  1. Registro seguro de la comunicación.
  2. Análisis preliminar de admisibilidad.
  3. Investigación objetiva, diligente y confidencial.
  4. Respeto a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y a la protección de datos personales.
  5. Elaboración de informe motivado.
  6. Propuesta de medidas correctoras, disciplinarias o de remisión a la autoridad competente, cuando proceda.

Los plazos de tramitación se ajustarán a la normativa vigente.

9. PROTECCIÓN DE DATOS Y CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

El funcionamiento del Sistema Interno de Información implica el tratamiento de datos personales, por lo que resulta imprescindible garantizar su gestión conforme a la normativa vigente en materia de protección de datos.

En este marco, el tratamiento de los datos personales derivados del Sistema se realizará garantizando:

  • Acceso restringido exclusivamente a las personas autorizadas.
  • Conservación limitada durante el tiempo necesario para la adecuada tramitación y, en su caso, investigación de los hechos comunicados.
  • Medidas técnicas y organizativas adecuadas para impedir accesos no autorizados y preservar la confidencialidad, integridad y trazabilidad de la información.
  • Eliminación, supresión o anonimización de los datos cuando proceda legalmente.

El órgano de administración tendrá la condición de responsable del tratamiento en los términos previstos en la normativa aplicable.

10. POLÍTICA DE PREVENCIÓN DE DELITOS Y CUMPLIMIENTO ANTICORRUPCIÓN EN LA RELACIÓN CON EL SECTOR PÚBLICO

Sin perjuicio de su conexión con el Modelo de Prevención de Delitos del Grupo, la prevención de delitos y el cumplimiento anticorrupción en la relación con el sector público se desarrollarán específicamente en la política interna que, en su caso, apruebe el Grupo a tal efecto. Hasta su aprobación o revisión independiente, las previsiones contenidas en este apartado tendrán carácter complementario.

La presente Política se integra en el Modelo de Prevención de Delitos del Grupo, implantado de conformidad con lo dispuesto en el artículo 31 bis del Código Penal, y constituye un elemento esencial para la prevención de delitos contra la Administración Pública, incluyendo, entre otros, los delitos de cohecho, tráfico de influencias, malversación, negociaciones prohibidas a funcionarios y corrupción en los negocios.

La naturaleza de la actividad desarrollada por el Grupo en el ámbito de la seguridad privada implica una interacción frecuente con Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, autoridades administrativas, órganos de contratación pública y demás organismos oficiales. Esta circunstancia exige el establecimiento de estándares reforzados de conducta orientados a garantizar la máxima integridad, legalidad y transparencia en todas las relaciones institucionales.

En consecuencia, se adopta una política de tolerancia cero frente a cualquier forma de corrupción, directa o indirecta, comprometiéndose a prevenir, detectar y reaccionar frente a cualquier conducta que pueda suponer un riesgo penal o reputacional.

Esta Política se articula sobre los siguientes principios fundamentales:

10.1 Prohibición absoluta de soborno y corrupción

Queda terminantemente prohibido ofrecer, prometer, entregar, solicitar o aceptar cualquier beneficio, ventaja, compensación o dádiva indebida, ya sea de naturaleza económica o de cualquier otra índole, con la finalidad de influir ilícitamente en la actuación de una autoridad o funcionario público.

Esta prohibición se extiende tanto a actuaciones directas como indirectas, incluyendo aquellas realizadas a través de intermediarios, colaboradores, agentes, consultores o terceros vinculados a las empresas del Grupo.

10.2 Relaciones institucionales basadas en la legalidad y la transparencia

Toda relación con autoridades y organismos públicos deberá desarrollarse conforme a los principios de legalidad, objetividad, transparencia y trazabilidad.

Las actuaciones que impliquen interacción con el sector público, incluyendo procesos de licitación, inspecciones, autorizaciones administrativas o colaboraciones operativas, deberán quedar debidamente documentadas y ajustarse estrictamente a la normativa aplicable.

10.3 Prohibición de pagos de facilitación y limitación de obsequios

Se prohíben expresamente los pagos de facilitación, entendidos como aquellos pagos de pequeña cuantía destinados a agilizar o asegurar la realización de trámites administrativos ordinarios.

Asimismo, cualquier obsequio, invitación o atención institucional deberá cumplir criterios de excepcionalidad, proporcionalidad, adecuación social y plena licitud, quedando prohibidas aquellas prácticas que puedan interpretarse como un intento de influir en la imparcialidad o independencia de la autoridad o funcionario.

10.4 Prevención y gestión de conflictos de interés

Las personas sujetas a esta Política deberán abstenerse de intervenir en situaciones en las que concurra un conflicto entre sus intereses personales, directos o indirectos, especialmente en el ámbito de la contratación pública, inspecciones administrativas o relaciones regulatorias.

Todo posible conflicto de interés deberá ser comunicado de forma inmediata a través de los canales internos establecidos, a fin de que pueda ser evaluado y gestionado adecuadamente.

10.5 Deber de colaboración con las autoridades y cultura de cumplimiento

Se mantendrá una actitud de plena colaboración con las autoridades competentes en el ejercicio de sus funciones de supervisión, inspección o investigación, facilitando la información requerida en los términos legalmente establecidos.

Asimismo, se promoverá activamente una cultura de cumplimiento normativo, integridad y responsabilidad, impulsando la formación periódica de su personal en materia de prevención de delitos contra la Administración Pública y garantizando la existencia de mecanismos de supervisión y control adecuados.

La vulneración de esta Política podrá dar lugar a la adopción de medidas disciplinarias internas y, en su caso, a la comunicación de los hechos a las autoridades competentes, sin perjuicio de las responsabilidades penales, civiles o administrativas que pudieran derivarse.

11. INTEGRACIÓN EN EL SISTEMA DE CUMPLIMIENTO NORMATIVO

El Consejo de Administración supervisará periódicamente la eficacia del Sistema y aprobará las actualizaciones necesarias. El Sistema Interno de Información constituye un elemento esencial del Modelo de Prevención de Delitos del Grupo, permitiendo:

  • Identificar riesgos penales y operativos.
  • Mejorar los controles internos.
  • Detectar debilidades estructurales.
  • Reforzar la cultura ética corporativa.

12. SUPERVISIÓN Y REVISIÓN

El Consejo de Administración realizará revisiones periódicas para comprobar el correcto funcionamiento del Sistema Interno de Información y aprobar las modificaciones que resulten necesarias, ya sea para ajustarlo a cambios normativos o para garantizar su mejora continua.

13. COMPROMISO INSTITUCIONAL

El Consejo de Administración manifiesta su compromiso inequívoco con el cumplimiento normativo, la transparencia y la tolerancia cero frente a cualquier conducta ilícita o contraria a los valores corporativos.

La presente Política constituye una manifestación expresa de dicho compromiso y un instrumento esencial para garantizar la sostenibilidad, reputación y responsabilidad jurídica del Grupo en el ejercicio de sus actividades de seguridad privada.