Organizar eventos de cualquier tipo, ya sean conferencias, ferias o presentaciones, implica tener en cuenta diversos aspectos logísticos, entre los que la seguridad debe ocupar un lugar central. No en vano, garantizar la protección de los asistentes no solo es necesario para prevenir incidentes, sino también para generar confianza y fortalecer la reputación de la empresa organizadora.

En España, el aumento de eventos presenciales tras la adopción del canal digital en el periodo postpandemia ha puesto de manifiesto la necesidad de adoptar medidas de seguridad más robustas. Eso sí, que abarquen tanto riesgos físicos como cibernéticos.

¿Cuáles son los principales aspectos que se deben abordar? Los repasamos a continuación.

Análisis y planificación de riesgos

Como primer paso antes de que cualquier otra consideración, es imprescindible realizar un análisis detallado de los riesgos potenciales. Esto incluye evaluar la ubicación donde se celebrará el evento, así como el número de asistentes previsto, el perfil de los participantes y el tipo de actividades que se llevarán a cabo. En función de este análisis, se debe elaborar un plan de seguridad adaptado a estas características específicas.

Por ejemplo, para un evento multitudinario, como grandes ferias comerciales, será necesario coordinarse con los servicios de emergencia locales, como bomberos, policía y servicios médicos. En este sentido, los equipos especializados de un servicio de seguridad privada están en contacto constante con las autoridades para que cualquier situación de riesgo pueda ser informada y atendida de inmediato.

En este análisis también se deben contemplar riesgos cibernéticos, especialmente en eventos donde se manejan datos confidenciales o se utiliza tecnología avanzada como la transmisión de conferencias en directo.

Control de acceso y acreditaciones

De cara a asegurar la protección de los asistentes, implementar un sistema eficaz de control de acceso es esencial para evitar que personas no autorizadas ingresen al evento. El uso de acreditaciones o identificaciones personalizadas puede ser una solución efectiva. Estos sistemas no solo permiten gestionar el acceso de forma más segura, sino que también ayudan a monitorizar quién entra y sale del recinto en tiempo real.

En eventos de gran escala, el uso de sistemas de control de acceso mediante códigos QR, tarjetas RFID o incluso reconocimiento facial puede ser una opción eficiente para controlar el flujo de personas. Además, es fundamental contar con un equipo de seguridad que supervise las entradas y esté preparado para actuar en caso de intentos de acceso no autorizado.

Monitorización mediante videovigilancia

La instalación de cámaras de videovigilancia en puntos estratégicos del recinto permite la monitorización constante de cualquier actividad sospechosa durante el evento. Las cámaras deben estar ubicadas en zonas clave, como entradas y salidas, áreas de descanso, pasillos, zonas de exhibición y escenarios.

Para que los organizadores sean capaces de revisar las grabaciones en caso de un incidente, lo idóneo es que estas cámaras cuenten con sistemas de almacenamiento en la nube. Además, el disponer de cámaras no solo actúa como una medida disuasoria frente a potenciales amenazas, sino que también permite a los responsables de seguridad identificar riesgos antes de que se conviertan en problemas mayores.

Presencia de personal de seguridad capacitado

De forma semejante, contar con un equipo de seguridad uniformado y visible durante todo el evento genera tranquilidad entre los asistentes y disuade de cualquier comportamiento inapropiado o peligroso. Además, este personal está preparado para actuar de inmediato en caso de emergencias, desde una evacuación hasta la atención médica.

Para eventos de mayor envergadura, es recomendable asegurarse de que el personal de seguridad cuente con experiencia y esté entrenado en la gestión de grandes multitudes, primeros auxilios y protocolos de emergencia.

Gestión de emergencias y evacuación

Ante estas posibles circunstancias, es necesario tener un plan de emergencia claro y bien comunicado. Dicho plan debe incluir procedimientos de evacuación en caso de incendio, amenaza de bomba o cualquier otro incidente.

Llevado a la práctica, es importante identificar las salidas de emergencia y contar con señalización clara de las rutas de evacuación. Asimismo, y con vistas a mantener una comunicación adecuada con los asistentes en situación de emergencia, se debe contar contar con un sistema de megafonía o, en su defecto, plantear alguna aplicación mediante mensajería.

En este sentido, se debe mantener una comunicación fluida con los asistentes durante todo el evento, recordando las medidas de seguridad y cómo actuar en caso de emergencia. Esto se puede hacer a través de señalización, anuncios o las mencionadas aplicaciones.

Protección de datos y ciberseguridad

Como ya hemos comentado, la seguridad de un evento no se limita al ámbito físico. Cada vez más actividades dependen de la tecnología para la inscripción de asistentes, el control de accesos y la transmisión en directo de conferencias. Proteger la información personal de los participantes y garantizar la integridad de los sistemas utilizados es fundamental.

Si necesitas más información sobre cómo garantizar la seguridad a la hora de organizar un evento, no dudes en contactar con el equipo de Vettonia.

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